Was bei Ausschreibungen alles falsch laufen kann

Falsch durchgeführte Ausschreibungen können zum Ärgernis werden.

Nach einer Studie der Karlsruher Unternehmensberatung Xact4u Strategy Consulting AG hat beinahe jedes zweite Unternehmen schon einmal unter den Folgen einer mangelhaften IT-Ausschreibung gelitten. Meist führten die Versäumnisse anschließend zu Problemen in den Projekten. Xact4u-Vorstand Jörg Gruhler nennt die typischen Fehler und gibt Tipps, wie sie sich vermeiden lassen.

• Keine erfolgreiche Anbieterauswahl ohne intelligent definierten Kriterienkatalog : Eine bestimmte Branchenexpertise, ausgeprägte Innovationskultur, internationale Präsenz, ein spezifisches Know-how oder andere Merkmale – die Auswahlkriterien für die Marktevaluierung sind vielfältig. Daraus müssen die Leistungsmerkmale der Anbieter herausgearbeitet werden, die für die geplante Lösung wirklich wichtig sind. Daraus ergeben sich bedarfsgerecht definierte Kriterien, die anschließend nach ihrer Relevanz für das ausgeschriebene Projekt zu gewichten sind. Nur so lässt sich eine vergleichende Gesamtbewertung anstellen.
  

• Die meisten Pflichtenhefte enthalten kleinere oder größere Unzulänglichkeiten (siehe auch den COMPUTERWOCHE-Ratgeber "Möglichst simpel, aber nicht einfacher"). Oft mangelt es an Vollständigkeit, Konkretisierung sowie Plausibilität von Zielsetzungen, Anforderungen und Zeiträumen etc. Das erschwert es den potenziellen Auftragnehmern, ein Angebot zu erstellen. Auch die Frage, auf welchen strategischen oder operativen Nutzen die geplante Investition abzielt, muss genau beantwortet werden. Denn nur durch eine ausführliche und präzise Darstellung der Anforderungsmatrix lassen sich Interpretationsspielräume vermeiden, die bei den Anbietern zu erheblichen Fehleinschätzungen führen können. Um dieses Lücken zu schließen, ist eine kritische Überprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip sinnvoll: Zusätzlich zu den Autoren der Ausschreibung sollten interne oder externe Fachleute daran teilnehmen.
  

• Individuelle Besonderheiten dürfen nicht verschwiegen oder versteckt werden. Jedes IT-Projekt weist typischerweise eine Reihe von unternehmensspezifischen Merkmalen auf. Sie sollten in der Ausschreibung deutlich herausgestellt werden. Wer eine Anforderungsgrundlage präsentiert, die dem branchentypischen "Standardbaukasten" entnommen ist, wird kaum ein individuelles und damit erwartungsgerechtes Lösungsangebot erhalten.
  

• Zudem ist es wichtig, auf klar interpretierbare Begriffe zu achten: Häufig lösen vage oder nicht hinreichend erklärte Formulierungen weit reichende Probleme aus. Das gilt beispielsweise für den Begriff "Standard" bei einer Softwarebeschaffung. Hier meint der Anwender, dass eine Funktion im Rahmen des Auslieferungszustandes vorhanden ist und durch einfache Konfiguration aktiviert wird. Die Anbieter hingegen definieren "Standard" gern als einen Upgrade-fähigen Rahmen für eine bestimmte Funktion, die aber erst durch Programmierung an die Bedürfnisse des Anwenders angepasst werden muss. Gegebenenfalls muss der Auftraggeber die für ihn wesentlichen Begriffe gesondert erläutern.
  

• Eine unklare Rollenverteilung im Projekt ist ein weites Feld für Stolperfallen. Zwischen dem Auftraggeber und dem Anbieter muss klar sein, wer in der Projektplanung und -realisierung was zu tun und zu lassen hat. Schon in der Ausschreibung sollte deshalb deutlich dargestellt werden, wer welche Ressourcen einsetzt, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie in der Projektrealität die konkreten Entscheidungsstrukturen aussehen.
  

• Last, but not least, darf der Auftraggeber keine unrealistischen Erwartungen in die Ausschreibung hineinpacken. Häufig werden in den Unterlagen Projektaufwände, Realisierungstermine oder andere Parameter vorgegeben, die einer fundierten Betrachtung nicht standhalten können oder aus Bedingungen abgeleitet sind, die dem betreffenden Projekt nicht entsprechen. Wer hier Zweifel hat, sollte fachliche Unterstützung hinzuziehen, um seinen Erwartungshorizont realistisch zu gestalten. (Computerwoche/qua // rw)